تشترط العديد من الجهات الأكاديمية والهيئات البحثية تقديم خطاب طلب موافقة على الدراسة من جهة أو أكثر مثل جهة عمل الطالب في حالة إن كان موظفًا بجهة ما، أو في مخاطبة متبادلة بين الجامعات وبعضها البعض لتسخير موارد جامعة ما لطلاب جامعة أخرى.

وهكذا تعد هذه الخطابات والمُكاتبات الرسمية ذات أهمية كبيرة، بل وقد ستوقف عليها سير الاجراءات الروتينية إذا ما كانت غير دقيقة أو غير صحيحة الصياغة.

من ههنا نقدم لكم في هذا المقال نماذج محترفة من كافة الخطابات التي قد يتطلبها استكمال ملف الدراسة الأكاديمية خصوصًا لطلاب الماجستير وطلاب الدكتوراة.

عناصر الموضوع :

• خطاب طلب موافقة على الدراسة
• الغرض من الدراسة
• نموذج موافقة جهة العمل
• خاتمة خطاب
• نموذج خطاب قبول في الجامعة

خطاب طلب موافقة على الدراسة

خطاب طلب موافقة على الدراسة هو ذلك المرسوم الرسمي الذي يقدمه الباحث إلى الجهة الأكاديمية طالبًا منها منحه فرصة الدراسة فيها لنيل درجة الماجستير أو الدكتوراة، ولذلك لابد وأن يتمتع بالاشتراطات التالية:

- الكتابة بواسطة برامج الحاسب الآلي المتخصصة، حيث بات من غير المقبول الموافقة على خطاب طلب موافقة على الدراسة المكتوب بخط اليد.

- بعض الهيئات البحثية تشترط كتابة خطاب طلب موافقة على الدراسة باللغة العربية متبوعًا بترجمة احترافية للغة الإنجليزية، ولذلك على الدارس متابعة الشروط التي حددتها جهة الدراسة في هذا الصدد وتنفيذها.

- من الضروري أن يُرفق خطاب طلب موافقة على الدراسة بالمستندات الرسمية المطلوبة بدون أي نقص فيها لكي لا يتعطل سير الإجراءات الروتينية، ولعل أبرز ما يُطلب هنا موافقة جهة العمل إذا ما كان الطالب موظفًا.

- من الضروري تحديد ماهية الدراسة المطلوبة في الخطاب، لأن بعض الاكاديميات تقدم برامجها لدراسة الماجستير أو الدكتوراة على نوعين صباحي نظامي أو مسائي بصيغة الانتساب، وعليه لابد وأن يحدد مُقدم خطاب طلب موافقة على الدراسة أي شكل من الدراسة يستهدفه.

- من الضروري إتباع الاشتراطات الشكلية من حيث التدقيق اللغوي والإملائي وعدم وجود أخطاء نحوية أو لغوية في الصياغة، مع تقسيم الخطاب إلى فقرات قصيرة مُصاغة بشكل مباشر ومحدد الهدف بدون الإعتماد على محسنات بديعية بشكل فج تُخرج خطاب طلب موافقة على الدراسة من مضمونه.

الغرض من الدراسة

كذلك تطلب الجامعات والمراكز البحثية من الطلاب تقديم خطاب الغرض من الدراسة مكون من صفحة أو من صفحتين بحسب الشروط المذكورة والخاصة بكل جهة يشرح فيها الطالب توجهاته وأسباب رغبته من دراسة الماجستير أو الدكتوراة بهذه الجامعة.

ويعد خطاب الغرض من الدراسة أحد المسوغات الرسمية المهمة للطلاب المبتعثين من الخارج، لأنه تتوقف عليه الكثير من الإجراءات الروتينية الأساسية مثل الموافقة على التحاق الطالب بالجامعة ومنحه تأشيرة الدراسة.

يشتمل خطاب الغرض من الدراسة على عناصر وبنود واضحة من أهمها التعريف بالطالب وأسباب اختياره لهذه الجامعة التي يتقدم إليها دون غيرها، كما عليه تحديد تخصص الدراسة وسماته الشخصية ومؤهلاته العلمية وخبراته العملية السابقة.

وبحسب دقة المعلومات ومصداقيتها وطبيعة صياغتها السهلة والمباشرة في خطاب الغرض من الدراسة تنجذب هيئة التحكيم أو مشرفي اختيار الطلاب نحو القبول والتغاضي عن أوجه الاعتراضات التي قد تقبلها.

نموذج موافقة جهة العمل

تهتم الجامعات والمراكز البحثية بالحصول على موافقة جهة العمل قبل قبول الطالب فيها، وتخصص لذلك نموذج موافقة جهة العمل توفره على المواقع الإلكترونية الرسمية لها لكي يستعين به الطالب بالتحميل والطباعة ثم ملء بياناته، ثم توقيعه ومهره بخاتم جهة العمل قبل تقديمه إلى الجامعة.

وذلك لكي تتأكد الهيئة البحثية من عدم إعاقة الظروف العملية للطلاب أو تأثيرها على درجة تحصيله الأكاديمي ومجهوده البحثي، لا سيما وأن إعداد رسائل الماجستير ورسائل الدكتوراه يحتاج إلى مجهود شاق وأوقات زمنية طويلة من ساعات العمل المكثفة للمذاكرة والبحث والتحليل والكتابة، بل إن بعضها يشترط في دراسة الدكتوراة التفرغ الكامل بإجازة رسمية من جهة العمل

من ههنا ينبغي قبل التقدم بملف الإلتحاق لدراسة الماجستير أو الدكتوراة أن يتأكد الطالب من عدم ممانعة جهة العمل لإتمام دراسته العليا، ثم يقوم بطبع نموذج موافقة جهة العمل الذي توفره الجامعة وتوقيعه من الموظف المختص.

خاتمة خطاب

ولعله من الأجدر الإشارة إلى أن بعض الطلاب يقع في خطأ كبير عند صياغة خطاب طلب موافقة على الدراسة أو عند صياغة نموذج موافقة جهة العمل أو خطاب الغرض من الدراسة ألا وهو كتابة خاتمة خطاب طويلة مملة، فالأصل في هذه المستندات الرسمية الاعتماد على النماذج التي تقرها الجامعة أو الأكاديمية العلمية المنشود الإلتحاق بها، وإن لم تخصص الجهة نماذج معينة؛ فينبغي كتابة خطابات واضحة الصياغة مباشرة المعنى غير مختصرة بشكل مخل ولا طويلة مشتتة ومملة خصوصًا في خاتمة خطاب الغرض من الدراسة التي يحاول الطلاب فيها إقناع اللجنة العلمية بقبوله فتأتي النتائج على عكس المراد بسبب خطأ صياغي بسيط مثل هذا.

نموذج خطاب قبول في الجامعة

لابد وأن يتمتع نموذج خطاب قبول في الجامعة بالعناصر الأساسية التي تدفع لجنة الاختيار إلى الإقرار بقبول صاحب الخطاب، وهو ما يلزمه صيغة خطاب للقبول بالجامعة توضح بشكل مباشر المهارات والإمكانيات العلمية والأكاديمية والبحثية التي يمتلكها صاحب الخطاب.

صيغة خطاب للقبول بالجامعة

من ثَم صيغة خطاب للقبول بالجامعة لابد وأن تمر على مدقق لغوي محترف وخبير يقدر على توصيل المعنى بأبسط عبارة وبشكل شيق يحول دون الإنزعاج من القراءة.