كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية.. الخطابات الموجهة لجهات حكومية تختلف في طريقة كتابتها عن أي نوعيات أخرى من الكتابات، وجميعنا قد يأتي عليه الوقت ويرغب في توجيه خطاب لجهة رسمية ما، كما أن البعض منا يعمل في وظائف حكومية، وبما يُحتم عليه الكتابة والمراسلة بأسلوب معين يختلف عن الخطابات الشخصية، وسنوضح في مقالنا إجابة تفصيلية عن كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية.

ما أوجه أهمية الخطابات الرسمية الحكومية؟

تتمثل أوجه أهمية الخطابات الرسمية الحكومية فيما يلي:

• تتضمن هذه الخطابات ما يحتاج إليه البعض من خدمات، ويختلف ذلك بين جهة وأخرى.
• يمكن تضمين الخطابات الرسمية الحكومية بشكوى نتيجة التقصير أو الإهمال في خدمة معينة.
• تعد الخطابات الرسمية الحكومية وسيلة اتصال بين الأشخاص والهيئات أو المؤسسات أو الوزارات التي تتبع الحكومة.
• تُعد بعض الخطابات الرسمية بمثابة إعلانات عن أمر يخص الأعمال والأنشطة التجارية. 
• يمكن الاستناد للخطابات الرسمية الحكومية التي يتم إرسالها أو استلامها كوثيقة مهمة، حيث إنها معترف بها من جانب جميع الجهات الرسمية؛ نظرًا لكونها معتمدة وموثقة.

كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية.

يبدأ الراسل بكتابة اسم الجهة الرسمية التي يتم إرسال الخطاب إليها، ويكون ذلك أعلى الصفحة جهة اليسار، وفي حالة كون الجهة تابعة لوزارة أو مصلحة تتم كتابة الجهة الأعلى أولًا، ثم الأقل، وصولًا إلى القسم أو الإدارة.

بعد ذلك يكتب الراسل "السيد الأستاذ/........."، ويتبع ذلك اسم الشخص الذي يمثل الجهة المرسل إليها مثل مدير عام.....، أو رئيس مصلحة........، أو وزير..............

يتبع ذلك كتابة "تحية تقدير واحترام"، أو "تحية طيبة وبعد"، ويكون ذلك في منتصف الصفحة.

في السطر التالي يكتب الراسل "بخصوص"، وفي السطر الذي يليها يبدأ الراسل في كتابة عموم لما تتضمنه الرسالة.

يتبع ذلك كتابة الموضوع باختصار دون تكرار للأفكار.

وبعد ذلك يوضح الراسل المطالب بعد كتابة كلمة "لذلك" في المنتصف.

وفي النهاية يدون الراسل جملة "وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير"، ثم يدون تاريخ كتابة الخطاب، ثم مقدمه لسيادتكم، وتتم كتابة الاسم أسفلها.

ما الأمور التي ينبغي مراعاتها عند كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية؟

الأمور الفنية:

الكتابة بلفظات أو مفردات لغوية واضحة: يجب أن تكتب الخطابات الرسمية الحكومية بألفاظ واضحة؛ حيث إنه في حالة وجود كلمات مبهمة أو تم تضمينها في غير محلها، فإن ذلك قد يفهم بشكل خاطئ من جانب القراء، ومن ثم ينطوي على ذلك عدم فهم المراد، وبالتبعية لا يحقق الخطاب الغرض منه.

الاختصار وتجنب الحشو والتكرار: يجب على كاتب الخطاب الرسمي أن يكون مختصرًا من حيث الجمل، وكذلك يتجنب الحشو بمعنى الزيادة غير المبررة، مع عدم تكرار ما يتم عرضه من أفكار، وذلك حرصًا على وقت المسؤولين أو الموظفين الذين يقومون بقراءة ومتابعة هذه الخطابات، حيث إن البعض منهم لديه كم كبير من الخطابات والمراسلات.

تجنب الأخطاء النحوية والإملائية: يُعد تجنب الأخطاء النحوية والإملائية من أكثر الأمور الفنية التي يجب أن يراعيها كاتبو الخطابات الرسمية، وأي قصور في الجانب اللغوي من شأنه أن يجعل الخطاب في مهب الريح ولا يُنظر إليه، وخاصة إذا كان موجه نحو جهة أو مسؤول في مكانة مرموقة.

الموضوعية والأمانة: من المهم أن يتضمن الخطاب الرسمي معلومات صحيحة، وأن يُكتب بأسلوب موضوعي؛ بمعنى عدم وجود أي تحيز من جانب كاتب الخطاب نحو أمر أو مشكلة معينة، وفي حالة كون الخطاب عبارة عن رد على رسالة مسبقة؛ فمن المهم أن يكون الخطاب مرتبًا ومقنعًا، ويتم تنظيمه وفقًا للرسالة الواردة والرد على كل بند، مع أهمية ذكر رقم وتاريخ الخطاب الوارد. 

الأمور الشكلية:

يجب أن تكون الكتابة على جهاز الحاسب الآلي: لم يعد للكتابة بالطريقة اليدوية وجود في تلك الفترة، لذلك فإنه من المهم أن يكتب الخطاب الرسمي لجهة حكومية على برنامج الوورد، مع الاهتمام بالتنسيق الداخلي.

الخطوط المطلوبة والأحجام: ومن أشهر الخطوط التي تستخدم في كتابة الخطابات الحكومية كل من: Arial، و Times New Romans، و Monotype Koufi، و Traditional Arabic، وحجم الخط 14، ويمكن أن تكتب العناوين بخط غليظ.

وجود هوامش جانبية: يجب أن يترك كاتب الخطاب الرسمي هوامش في الجانب الأيمن والأيسر؛ حيث إن ذلك يساعد في حفظ الخطاب بالملفات دون أن يؤثر ذلك على قراءة محتوى الخطاب، والهامش المطلوب بين 2.5-3 سم.

بيانات الراسل: في حالة كون الخطاب مرسلًا من شخص لجهة، فإنه من المهم كتابة العنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني الخاصين بالراسل، ويكون ذلك في نهاية الخطاب. 

نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية تصلح لجميع الجهات.

وفي نهاية الإجابة عن سؤال: كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية، نود أن نوضح أنه حتى مع التقدم في وسائل الاتصال بين الأشخاص والجهات الحكومية أو بين الجهات الحكومية بضعها البعض، فإنه لا بد من اتباع نمط كتابي معين اصطلح عليه الخبراء، وهو ما سبق توضيحه في فقرات المقال.