مقدمة عن التنظيم.

يُعتبر التنظيم من بين وظائف الإدارة الخمس، وهي: التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والرقابة، وعلى الوجه العام فإن التنظيم بمثابة سر النجاح بالنسبة للأفراد وكذلك المؤسسات على اختلاف تصنيفاتها؛ سواء أكانت هادفة للربح أو لا، ويأتي في المركز الثاني كوظيفة إدارية بعد التخطيط.  

مفــــــهوم التنظيم.

يعُرف التنظيم من الناحية اللغوية كونه ترتيبًا وتدبيرًا بأسلوب مناسب، تلك الكلمة مصدر من الفعل الثلاثي "نظم"، ومن بين المفردات ذات الصلة كل من: منظمة، انتظام، ومنظم، وتنظيمات، وأنظم، ونظيم، ونظم، ومنتظم. 

ولقد عرف الكثير من علماء الإدارة التنظيم من الناحية الإجرائية بأكثر من تعريف، وسوف نلقي الضوء على أبرزها فيما يلي: 

تعريف التنظيم للويس ألن: (هو عبارة عن تحديد وترتيب للأعمال التي ينبغي القيام بها، ويتسق ذلك مع تفويض السلطة والمسؤولية، وتأسيس علاقات لتحقيق الأهداف بالقدر الكافي من الفاعلية). 

تعريف التنظيم لمارشال ديموك: (هو عبارة عن تجميع لأجزاء مترابطة بطريقة منطقية؛ من أجل الوصول لمكون واحد، وبناء عليه تتم ممارسة السلطة والرقابة والتنسيق؛ لبلوغ هدف أو مجموعة من الأهداف. 

تعريف التنظيم لموني/ رايلي: (التنظيم عبارة عن شكل يتشارك فيه عدد من الأفراد لبلوغ أهداف محددة). 

تعريف التنظيم لكونتر/ أدونيل: (التنظيم يتمثل في تجميع عدد من الأنشطة الضرورية لمجموعة من الأفراد، وتحت يد مدير يمتلك السلطة؛ من أجل تحقيق الأهداف الخاصة بالمنشأة).

تعريف التنظيم لـشيروود/ ففنر: (يتمثل التنظيم في وسيلة ترتبط بمجموعة من الأفراد، دون أن يحدث لقاء بطريقة مباشرة، من ثم النهوض بالأعمال المعقدة، من أجل محاولة تحقيق الأهداف المقررة من جانب الرؤساء).

تعريف التنظيم لهنري فايول: (هو عبارة عن توفير الناصر التي تساعد على القيام بالوظائف، ومن بين ذلك: العدد والأدوات والمواد والأفراد ورأس المال، ويتطلب القيام بوظيفة التنظيم إقامة علاقات طيبة بين المدير والموظفين).

تعريف التنظيم لدونالد كلو: (هو عبارة عن ترتيب للأنشطة أو الأعمال في مجموعة من الوحدات الطبيعية، وبما يسهل من عملية القيادة، ويلزم ذلك تحديد للعلاقة الرسمية بين الموظفين والعمال).

تعريف التنظيم لشستر برنارد: (التنظيم عبارة عن عمل إداري واعٍ، وينصب على التنسيق بين فردين أو أكثر).

مما سبق عرضه من تعريفات لمفهوم التنظيم نستخلص مجموعة من الأمور؛ لكي ينشأ التنظيم: 

• توافــــر هدف أو أكثر متفق عليه بين المجموعة.  

• وجود عدد من الأفراد بينهم علاقة ملموسة. 

• قيـــــام الأفراد بالاشتراك؛ من أجل تحقيق الهدف. 

أهمية التنظيم.

تتمثل المهمة الرئيسية بالنسبة للتخطيط في وضعه هدفًا أو مجموعة أهداف للمنظمة، وتوفير القدرات والإمكانات المناسبة؛ من أجل الوصول لهذه الأهداف، أما بالنسبة للتنظيم فهو طريقة يمكن من خلالها تحقيق أهداف المؤسسة، والتنظيم من بين الضروريات في سبيل ترتيب جهود والأفراد، والوصول لما هو مأمول على حسب طبيعة المؤسسة، وتظهر أهمية التنظيم في عديد من الأمور، وسوف نوضحها تفصيلًا في الفقرات التالية:

يسهم التنظيم في اتباع أفضل الطرق لاستخدام القدرات البشرية، وكذلك ما هو متوافر من موارد مالية داخل المؤسسات. 

يساعد التنظيم على تحديد المسؤوليات والواجبات والاختصاصات المتعلقة بجميع أعضاء المؤسسة في مختلف المستويات الإدارية، ومن هذا المنطلق يعرف الجميع مسؤولياتهم وواجباتهم، وطبيعة السلطة المخولة ونطاقها.

يمكن من خلال التنظيم تحقيق التنسيق الفعال بين الأفراد في العمل، ومن ثم تقل احتمالية وجود تعارض بين الأعمال، وبما يحد من إهدار الجهود المبذولة. 

يسهم التنظيم في تجنيب المؤسسة والعاملين الوقوع في أخطاء كثيرة، نتيجة للاستغلال الأمثل للوقت والأموال. 

يساعد التنظيم في تحديد طبيعة الاتصالات داخل المؤسسة، وكذلك تحديد العلاقات المتعلقة بالعمل، ومكان كل شخص في الهيكل التنظيمي، وطبيعة العلاقة بين الرؤساء والمرؤوسين. 

يساعد التنظيم على توجيه الجهود والإمكانات المادية والجهود البشرية لتحقيق أهداف مشتركة بين الجميع. 

يسهم التنظيم في إجراء عملية المتابعة الرقابة على العمال والموظفين، وكذلك التعرف على الانحرافات التي قد تحدث، والعمل على تصحيحها بالطرق المناسبة. 

تحقيق التناغم بين الخطط والأهداف والسياسات والبرامج وبما يجعل البيئة مناسبة للعمل، ويزيد من رغبة العمال في القيام بمهامهم. 

يعتبر التنظيم من بين العوامل التي تؤثر على رفع معنويات العمال وشعورهم بالرضا الوظيفي، نتيجة لتحديد طبيعة العلاقات والمسؤوليات بين أعضاء المنظمة.

مبادئ التنظيم.

يعتمد التنظيم على عدد من المبادئ العلمية، وتباينت آراء علماء الإدارة حول طبيعتها وعددها، على حسب وجهة نظر كل منهما، ومبادئ التنظيم الأساسية تتمثل في: 

مبدأ وحدة القيادة: والمقصود من ذلك أن يكون هناك شخص واحد مسؤول عن إصدار التعليمات والأوامر، بحيث لا يخضع مجموعة من المرؤوسين لأكثر من رئيس. 

مبدأ التخصص وتقسيم العمل: ويعتبر مبدأ التخصص وتقسيم العمل من بين مبادئ التنظيم المحورية، وبناءً عليه يتم تقسيم العمل بين الموظفين أو العمال أو يمكن تقسيم الأعمال على عدة مراحل، وفي حالة إنجاز المرحلة يتم الانتقال لما يليها من أعمال، وهكذا. 

مبدأ تحديد المسؤولية والتدرج في السلطة: والمعني بذلك أن يتم ترتيب جميع السلطات من الأعلى للأسفل بهيئة هرمية، ومن ثم يتم توزيع الواجبات والمسؤوليات المتباينة على الموظفين والعمل بداخل المنظمة.

مبدأ وحدة الهدف: ينبغي أن يكون هناك هدف أو أهداف محددة، وذلك فيما يخص الوحدات الأساسية والفرعية في المنظمة، مع تجنب وجود تنازع في الأهداف. 

مبدأ التكامل والتجانس: ينبغي أن يكون هناك تكامل وتجانس بين جميع أعمال وأنشطة المؤسسة، لكي تمكر الأمور على الوجه الأمثل دون وجود أية تضاربات أو مشاكل. 

مبدأ نطاق الإشراف: ينبغي أن يتم تحديد نطاق معين للرؤساء والمديرين، ولا يجب إخضاع العمال أو الموظفين لأكثر من رئيس. 

مبدأ مرونة التنظيم: من المهم أن يتم تصميم الهيكل التنظيمي بصورة بسيطة، مع خفض عدد الوحدات الصغيرة التي تتبع الرؤساء، حتى لا يصبح عدد الرؤساء أو المشرفين كبيرًا، ومن ثم يحدث تعطيل لسير الأعمال، ويجب أن يتسم الهيكل التنظيمي بالمرونة، بمعنى إمكانية تعديله بما يتناسب مع ما يحدث من متغيرات في بيئة المؤسسة أو خارجها. 

مبدأ ضرورة التنظيم: وينصب ذلك المبدأ على تقسيم العمل بين الأفراد، بمعنى أنه في حالة إذا ما كان هناك فردان أو أكثر يعملون، فإنه من المهم توزيع المهام فيما بينهم، بحيث يكون كل شخص مسؤولًا عن أحد الأجزاء، ويتم تفويض ذلك عن طريق السلطة المختصة المباشرة.

مبدأ تلازم السلطة: والمقصود من ذلك المبدأ أن يكون هناك توازن بين السلطة المخولة لشخص والمسؤوليات الخاصة به، بمعنى أن تكون سلطة المدير مناسبة لطبيعة المسؤوليات التي تخصه، والعكس صحيح.

أنـواع التنظيم.

يوجد نوعان محوريان من التنظيم، وسوف نلقي الضوء عليهما فيما يلي: 

التنظيـــــم الــرسمي: ويطلق عليه كذلك باسم آخر وهو "التنظيم البيروقراطي"، ويقوم ذلك النوع من التنظيم على أساس وجود تنسيق إداري بين مجهودات فردين على الأقل، ويعتمد التنظيم على تحليل الأعمال وتجميعها بعدد من الوظائف التي تكون وحدات إدارية صغيرة، ويمكن أن تتفرع إلى أقسام. 

التنظيم غير الرسمي: ويتمثل التنظيم غير الرسمي في شبكة علاقات شخصية واجتماعية، وينشأ ذلك بين مجموعة أفراد يعملون في مكان واحد، ويرغبون في تحقيق أهداف خاصة بهم، ولا يوجد بُعد إداري لذلك التنظيم. 

الخاتمة.

وفي خاتمة بحث عن التنظيم نتمنى أن نكون قد وُفِّقنا في طرح معلومات مهمة وهادفة حول طبيعة تلك الوظيفية الإدارية المحورية، وبالطبع فإن البحث والشغف العلمي لا ينقطع، وخاصة في تلك الفترة المليئة بالمتغيرات المتسارعة، ومن بين ذلك ما يتعلق بالعلوم والنظم الإدارية، حيث يُطالعنا العلماء بالجديد في كل يوم، وبما يخدم بني البشر، ويجعل حياتهم أكثر تحضرًا ورفاهيةً.